“Ochrona Sygnalistów w Polsce: Nowe obowiązki Pracodawców”
“Ochrona Sygnalistów w Polsce: Nowe obowiązki Pracodawców”
Zapraszamy do wpisu na temat rozwiązań, jakie wprowadza nowa ustawa z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów ( Dz. U. poz. 928).
- W związku nadchodzącym terminem wejścia w życie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów, firmy oraz jednostki sektora publicznego będą musiały wdrożyć procedury dotyczące zgłaszania przez sygnalistów nieprawidłowości w danej jednostce. Kogo określa się mianem sygnalisty?
Zgodnie z nową ustawą definicja sygnalisty jest szeroka, gdyż jest nim osoba fizyczna zgłaszająca lub ujawniająca publiczne informacje o naruszeniu prawa, uzyskane w związku z pracą. Ustawa wskazuje wprost, że jest nim:
– pracownik;
– pracownik tymczasowy;
– akcjonariusz lub wspólnik;
– prokurent;
– przedsiębiorca;
– członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
– stażysta;
– wolontariusz;
– osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
– funkcjonariusz wskazanych służb (w tym ABW, SKW, CBA) na zasadach wskazanych w ustawie;
– żołnierz pełniący czynną służbę wojskową.
Istotnym jest fakt, iż mianem sygnalisty można określić nie tylko pracownika, ale również osobę, która dokonuje zgłoszenia przed formalnym nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, jak i również po jego ustaniu. Oczywiście zgłoszenie musi być złożone w kontekście związanym z pracą. Tak więc osobą zgłaszającą może być zarówno kandydat do pracy, który podczas procesu rekrutacji dostrzegł dane nieprawidłowości, jak i dawny pracownik bądź osoba, którą łączył z daną jednostką inny stosunek prawny, a po jego ustaniu zdecydowała się przekazać informację o naruszeniach.
2. Jakie nieprawidłowości może zgłosić sygnalista?
Każdy sygnalista może zgłosić naruszenie przepisów dotyczących:
-korupcji;
-zamówień publicznych;
-usług, produktów i rynków finansowych;
-przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
-bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
-bezpieczeństwa transportu;
-ochrony środowiska;
-ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
-bezpieczeństwa żywności i pasz;
-zdrowia i dobrostanu zwierząt;
-zdrowia publicznego;
-ochrony konsumentów;
-ochrony prywatności i danych osobowych
-bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
-interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
-rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
-konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z wyżej wymienionymi dziedzinami.
Pracodawca może również rozszerzyć ten katalog np. o naruszenia związane z prawem pracy takich jak mobbing, czy dyskryminacja.
3. W jaki sposób sygnaliści mogą zgłaszać naruszenia?
Zgłoszenia można dokonać ustnie lub pisemnie. Pracodawca ustala samodzielnie, jakie są formy zgłoszenia.
Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji, dokumentowane w formie nagrania rozmowy umożliwiającego jej wyszukiwanie lub kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy. Może być także zrealizowane poprzez sporządzenie protokołu rozmowy dokonanej przez nienagrywaną linię telefoniczną lub inny nienagrywany system komunikacji głosowej. Sygnalista ma wówczas szansę na skontrolowanie zawartości protokołu.
Na wniosek sygnalisty istnieje również możliwość dokonania zgłoszenia ustnego podczas bezpośredniego spotkania. Spotkanie winno być zorganizowane w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie udokumentowane jest w formie nagrania rozmowy umożliwiającego jej wyszukanie, lub protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg (sygnalista może sprawdzić protokół i zatwierdzić jego treść podpisem, bądź wprowadzić poprawki).
Zgłoszenie pisemne natomiast może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.
Ustawodawca umożliwił podmiotom swobodne wprowadzanie posiłkowych kanałów zgłoszeń nieprawidłowości, które ułatwiłyby związany z nimi proces. Podmioty mogą przykładowo stworzyć odrębną stronę internetową przeznaczoną wyłącznie do zgłaszania naruszeń. Istnieje szereg możliwości udogadniających działania sygnalistów.
4. Czy istnieje inny sposób na zgłoszenie naruszeń niż poprzez kontakt z podmiotami,
czy Pracodawcą, których naruszenie dotyczy?
Owszem, możliwe jest również dokonanie zgłoszenia bezpośrednio do Rzecznika Praw Obywatelskich albo do organu publicznego, bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Jest to tzw. procedura zewnętrzna.
5. Jakie obowiązki musi wykonać Pracodawca w związku z nową ustawą o sygnalistach?
Przede wszystkim musi określić procedura zgłoszeń wewnętrznych.
Procedura powinna określać m. in.:
a) sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej,
b) tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo,
c) obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie siedmiu dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
d) maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający trzech miesięcy;
e) obowiązek podjęcia z zachowaniem należytej staranności działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną.
f) zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych, a w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
Ponadto procedura powinna zawierać informację na temat osoby upoważnionej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz na temat osoby upoważnionej do działań następczych, w tym do weryfikacji zgłoszenia wewnętrznego i dalszej komunikacji z sygnalistą, przekazywania sygnaliście informacji zwrotnej (w ustawie osoba ta określana jest jako bezstronna wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego).
Wymienione elementy podmioty są zobowiązane wprowadzić obligatoryjnie, natomiast jak już wcześniej wspomniano istnieje możliwość rozszerzenia zagadnień znajdujących się w procedurze wewnętrznej. Należy również pamiętać o obowiązku konsultacji zgłoszeń wewnętrznych z zakładową organizacją związkową lub zakładowymi organizacjami związkowymi albo przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.
6. W takim razie kto zobowiązany jest to wprowadzenia wewnętrznej procedury zgłoszeń na mocy ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 roku?
Obowiązek wprowadzenia niniejszej procedury należy do wszystkich przedsiębiorców, zarówno prywatnych jak i publicznych, na rzecz których pracę zarobkową świadczy co najmniej 50 osób. Liczbę tę określa się według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku i odnosi się do pełnych etatów. Próg ten nie odnosi się do podmiotów wykonujących działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej, a więc np. firm ubezpieczeniowych, audytowych, czy banków.
7. Pozostaje pytanie, w jaki sposób sygnaliści chronieni są przed działaniami odwetowymi ze strony osób, których dotyczy zgłoszenie?
Wiadomym jest, iż sygnalista jest narażony na wszelkiego rodzaju represje ze strony osoby dokonującej niepożądanych działań, tak więc jego ochrona jest konieczna. Podstawową gwarancją zapobiegającą wystąpienie działań odwetowych jest zapewnienie sygnalistom bezpiecznego kanału zgłoszeń, tak więc stworzenie odpowiedniej procedury wewnętrznej. Podmiot, na którego rzecz sygnalista wykonuje pracę zarobkową ma zakaz podejmowania działań odwetowych takich jak m. in odmowa nawiązania stosunku pracy, wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy, obniżeniu wysokości wynagrodzenia, czy też zastraszanie lub wykluczenie. Działaniami odwetowymi w rozumieniu ustawy jest również próba lub groźba zastosowania w.w środków, a na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie nie jest działaniem odwetowym.
Ustawodawca także informuje o odpowiedzialności karnej i wykroczeniowej za naruszenie określonych standardów.
W przypadku chęci zadania dodatkowych pytań czy pomocy we wprowadzeniu procedury w swoim przedsiębiorstwie wskazuję dane
PROKOLEX Fink & Putyra
spółka partnerska radców prawnych
ul. Ozimska 25
45-058 Opole
www.prokolex.pl
tel. 729 834 817
